Savoir organiser son travail au bureau est devenu essentiel.
Que tu sois salarié, freelance ou entrepreneur, ton efficacité dépend directement de ton organisation.
Beaucoup pensent que travailler plus suffit. En réalité, il faut surtout travailler mieux.
Mal organisé, tu perds du temps.
Tu t’éparpilles.
Tu stresses.
Bien organisé, tu gagnes en clarté. En énergie. En résultats.
Dans cet article, tu vas découvrir comment organiser son travail au bureau grâce à 5 piliers fondamentaux.
Des bases simples.
Mais puissantes.
Avant de parler méthode, il faut comprendre l’impact réel de l’organisation.
Organiser son travail au bureau, ce n’est pas juste faire une to-do list.
C’est structurer ton environnement mental et physique.
Bien organiser son travail ne sert pas seulement à gagner du temps.
Cela permet aussi de réduire la surcharge mentale, de mieux prioriser et de préserver sa concentration.
L’OMS rappelle d’ailleurs qu’un environnement de travail mal structuré peut affecter le bien-être et la performance.
Quand tu sais exactement quoi faire, ton cerveau est plus calme.
Tu ne subis plus ta journée. Tu la diriges.
Organiser son travail au bureau permet de réduire la charge mentale.
… Tu n’as pas les petites voix dans ta tête le soir avant de te coucher,
… Tu arrives à mettre fin à ta journée de travail plus facilement,
… Tu lâches prise également.
Cela permet une véritable détente, nécessaire à la bonne survie de ton cerveau, et évite le développement de l’anxiété.
Une bonne organisation te permet de :
Tu travailles moins dans le flou.
Tu avances avec intention.
Et quand le chemin est bien dessiné devant nous et qu’il ne reste qu’à suivre la route, tout est plus clair, plus fluide et plus agréable.
Une todo-list très chargée peut être facile à réaliser si elle est bien organisée et ne génère pas forcément de stress.
Tout est une question d’équilibre, d’organisation et de discipline.
Avant de commencer ta journée, vérifie ces points :
✔ définir 3 priorités claires
✔ planifier ta journée
✔ ranger ton espace de travail
✔ éliminer les distractions
✔ prévoir des pauses
✔ suivre ton avancement
Cette checklist t’aide à organiser son travail au bureau rapidement et efficacement.
Pour organiser son travail au bureau, il faut une méthode claire.
Voici les 5 piliers fondamentaux.
Tu ne peux pas tout faire.
La clé est de savoir ce qui compte vraiment.
Il y a des questions faciles à se poser quand on est face à une todo-list des enfers et non organisée.
… Est-ce que cette tâche est prioritaire ?
(Client pas content, deadline en approche, demande des ressources indépendante de ta volonté…)
Si oui, tu la mets en mode prioritaire.
Si non, tu continues avec d’autres questions.
… Est-ce que cette tâche prend moins de 5 min ?
(envoyé un petit mail, passer une petite commande, relire un article, etc)
Si oui, soit tu l’as fait tout de suite.
Soit tu la mets avec d’autres tâches qui prennent moins de 5 min pour toutes les faire les unes à la suite des autres dans une session de « batching« .
… Est-ce que je peux découper cette grosse tâche en plusieurs tâches ?
Si oui, tu la classes en mode « projet ».
Si non, tu dois définir sa priorité ou même son utilité.
Les « projets » sont des tâches qui nécessitent plusieurs actions et heures de ton temps, ces « projets » demandent toute ton attention et donc sont très énergivores, tu te dois d’être focus dessus, quitte à ne faire « qu’une tâche » par jour de ces fameux projets.
… Est-ce que cette tâche est vraiment utile ?
Dois-je impérativement la faire moi-même ?
On ne se rend pas compte des tâches qui font office de « procrastination active », ou encore sont des tâches fantômes.
Comme refaire sa charte graphique alors qu’on a la compta qui nous attend, c’est de la procrastination active. J’en parlerai un jour….
Ou alors passer un appel interminable pour une commande alors qu’un simple mail pourrait faire l’affaire, une tâche fantôme qui prend bien plus de place que nécessaire.
En bref, il est important que tu fasses le point sur toute la montagne qui se dresse devant toi et que tu l’accueilles à bras ouverts.
Une fois cela fait, que tu as fait comme un vidage de cerveau de tout ce que tu dois faire maintenant, demain, dans un mois ou même un an.
Tu fais le tri.
Prends le temps d’organiser et prioriser.
Quand tu auras une vue d’ensemble du chemin que tu dois faire, ce sera bien plus simple, tout est une question de point de vue.
Soit tu te laisses submerger et tu suis bêtement une todo-list monstrueuse et pas organisée ni priorisée, quitte à t’éparpiller et perdre en temps, énergie et efficacité…
Soit tu prends le temps de respirer et tout mettre à jour, et ainsi tu dessines le chemin serein de la productivité organisée.
C’est la base pour organiser son travail au bureau.
Un planning évite le chaos.
Ne commence jamais ta journée sans direction.
Planifier ne veut pas forcément dire, de telle heure à telle heure je fais si ou ça.
Planifier peut-être tout simplement la todo-list du jour, bien organisée (comme dit plus haut)
Définis le projet du jour ou la priorité qui va guider ton chemin pour cette journée.
L’idéal est de définir ce que l’on doit faire la veille pour le lendemain, cela évite un brouillard mental une fois seule avec nos pensées le soir dans le lit ou même sous la douche, alors que l’on essaie de se détendre.
Personnellement, je n’aime pas les horaires et fixer un planning précis sur telle ou telle tâche.
Je prédis juste que tel jour je dois faire telle tâche, l’autre jour j’ai un rdv à telle heure et ensuite je laisse le flow de ma productivité être guidé par mon organisation et ma discipline.
Avoir des habitudes d’organisation et de planification permettent au flow de s’installer.
Je parlerai plus en profondeur du flow une prochaine fois.
Mais pour faire simplement, c’est un état conscient que le cerveau a (pour les personnes souvent neuroatypiques).
Cet état permet de faire une grosse quantité de travail en un temps record. Il dévore grandement l’énergie mais est très efficace comme pour planifier 30 jours de contenus en seulement 3 à 5 jours de travail.
Deux choix s’offrent à toi quand je parle de planifier tes journées :
… Soit tu te fixes des blocs de travail avec des tâches prédéfinies.
… Soit tu suis le chemin d’une todo-list hyper optimisée sans te fier aux horaires.
Je conseille souvent le deuxième choix car il est bien plus flexible.
Certaines personnes sont des oiseaux de nuit, d’autres sont du matin.
Ou encore la simple différence de concentration.
Je peux rester concentrée pendant 5 heures sans problème, d’autres ne tiennent pas 30 min.
Planifier permet d’augmenter significativement la productivité.
Ton espace influence ton efficacité.
Un bureau encombré = un esprit encombré.
Pour organiser son travail au bureau, ton environnement doit être propre, minimaliste et fonctionnel.
L’encombrement visuel peut freiner la productivité et étioler la volonté.
Je parle en connaissance de cause, je travaille dans ma chambre.
Chambre qui me sert également à me reposer, dormir, utiliser mon imprimante 3D, jouer aux jeux vidéos, etc.
Pour ne pas me laisser encombrer et dépasser, je range quotidiennement mon espace de vie.
Le simple fait de virer les vêtements qui traînent ou encore de faire le lit, fait un semblant d’organisation, de rangement et de clarté, permet de rester concentrée.
Cela fait également office de “rituel” pour mettre mon cerveau dans les bonnes conditions pour commencer ma journée.
Les distractions détruisent la concentration.
Notifications, réseaux sociaux, interruptions…
Pour organiser son travail au bureau, il faut créer un espace de focus.
Pour éliminer les distractions, j’ai quelques solutions simples :
… Mettre son téléphone en mode “Ne pas déranger”, filtrant toutes les notifications et appels indésirables.
… N’ouvrir ses mails que lorsque c’est nécessaire.
La gestion des emails peut vite devenir étouffante et chronophage, on peut être dépassé et disperser notre concentration.
… Avoir un bureau rangé, comme dit plus haut.
Un environnement rangé, propre et organisé est toujours plus appréciable et reposant qu’un « bazar visuel » qui encombre nos pensées inconsciemment.
… Un espace de travail numérique épuré et fixe.
Ce que j’entends par « fixe », c’est surtout le fait de ne pas se laisser tenter de dévier de notre productivité par les jeux vidéo ou les réseaux sociaux.
Si tu travailles sur le même ordinateur qui te sert à te détendre, je te conseille de cacher dans un dossier toutes sources de distractions.
Ou alors tu crées une nouvelle session sur l’ordinateur et tu fais un espace de travail avec uniquement les outils dont tu as besoin.
Si tu veux te détendre, tu devras changer de session.
Cela peut encrer un peu plus une sorte de « rituel », avoir un fond d’écran en rapport avec son travail, un espace épuré et organisé, tout pour augmenter sa productivité.
Les routines simplifient ton quotidien.
Tu n’as plus besoin de réfléchir à chaque étape.
Et cela fait écho aux “rituels”. Les rituels te permettent de préparer ton cerveau à se mettre en marche et donc à devenir productif plus rapidement.
La force des habitudes n’est pas à sous-estimer, une habitude installée et tu fais automatiquement les tâches sans te poser la question, ou encore tu peux te mettre en mode automatique.
Voici quelques exemples d’habitudes que j’ai instaurées pour augmenter ma productivité et stimuler mon cerveau, afin d’avoir plus d’efficacité :
… Lors de mes pauses, avant j’étais sans but sur les réseaux sociaux, déréglant fortement ma dopamine.
Depuis plus d’un an, je lis.
J’ai lu plus d’une vingtaine de livres en un an et je ressens fortement la différence.
… Ranger mon espace, faire mon lit, préparer ma gourde d’eau citronnée, prendre le carnet avec une page vierge, lancer THE playlist, encore et toujours la même, pour me concentrer…
Ces petites actions prennent une dizaine de minutes et me permettent de conditionner mon cerveau pour commencer le travail. Je te recommande de trouver toi aussi ce genre d’habitude rituel.
… En fin de journée, je prépare la to-do list du lendemain.
Cela évite la charge mentale inutile.
… J’ai des processus très efficaces pour effectuer des tâches, planifier les contenus, créer les contenus, faire les visuels, enregistrer une vidéo, etc.
Ces tâches-là font partie des habitudes, ce sont des habitudes de création et rendent plus fluide le travail.
Il y a tout un tas de routines, rituels et habitudes à mettre en place.
Tout dépend de chacun et aussi de l’environnement.
Les habitudes permettent de organiser son travail au bureau sans effort constant.
S’organiser un jour, c’est bien.
Maintenir une organisation, c’est mieux.
Ton organisation doit évoluer.
Ce qui fonctionne aujourd’hui peut ne plus fonctionner demain.
Teste. Ajuste. Améliore.
Il est possible que certains logiciels te conviennent pendant un temps, puis tu te rends compte que tu perds du temps à t’organiser.
Mon organisation actuelle est le fruit de plusieurs années de tests, j’ai évolué au cours des années, mes business et mon organisation aussi.
Observe :
Pour organiser son travail au bureau, il faut comprendre son propre fonctionnement.
Place une journée par mois ou par semaine, une journée que tu dédies à la stratégie pour ton business.
Fais un brainstorming sur ton efficacité et ton organisation.
Revois tes process, tes routines & habitudes, trouve ce que tu peux optimiser.
Savoir organiser son travail au bureau est une compétence clef et primordiale si tu veux rester efficace.
Elle te permet de :
Avec les bons piliers, tu peux transformer ton quotidien.
Clarifier. Planifier. Structurer. Éliminer. Répéter.
C’est ainsi que tu peux organiser son travail au bureau efficacement et construire un système qui travaille pour toi.
Si tu souhaites aller plus loin, le cours en ligne Élan est fait pour toi.
C’est un cours en ligne qui te guide, main dans la main, je te dis quel est le chemin à prendre pour faire tes premières ventes de prestations !
J’espère t’avoir aidé, on se retrouve très vite pour de nouveaux contenus !
Miledia – Fondatrice d’Assistante Élite
Commence par simplifier. Identifie 3 priorités maximum. Supprime le reste. L’objectif est de reprendre le contrôle progressivement.
Tu peux utiliser :
L’outil importe moins que la méthode.
Quelques jours pour voir une différence.
Quelques semaines pour créer une habitude durable.
Souvent, le problème vient :
Reviens aux bases. Simplifie.
Tu mérites d’avancer avec confiance et clarté.
Si tu as besoin d’un regard extérieur, d’un plan ou simplement d’un coup de boost : je suis là pour t’aider.
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