Organiser sa journée sereine et efficace en télétravail.
Savoir organiser sa journée est primordial quand on veut se lancer en freelance.
Si l’on n’optimise pas chaque aspect de nos vies pro et perso, on peut très vite se retrouver submergé.
Je te partage ici 5 de mes meilleurs conseils pour organiser sa journée.
Parfait si on jongle entre un CDI et le freelance et même si l’on est freelance à temps plein, optimiser son temps est un atout majeur dans l’épanouissement entrepreneurial.
Pourquoi “perdre du temps” à organiser sa journée ?
C’est une très bonne question, et c’est aussi une façon de mettre en avant le fait d’utiliser un temps précieux pour en gagner plus lors de notre journée.
Si nous n’avons pas un minimum d’organisation, on peut très vite se retrouver débordée et baisser les bras. Perdre du temps lorsqu’on est entrepreneur n’est pas envisageable.
"Le temps, c'est de l'argent"
Cette phrase est le cœur de la problématique du jour.
Prendre le temps qu’il faut pour optimiser le reste des tâches est important pour placer les bonnes priorités, optimiser les processus, avancer de façon claire et efficace…
Passer 5 min chaque soir à prioriser les tâches du lendemain peut sauvegarder au moins une heure le lendemain à chercher par quoi commencer.
Lorsque l’on a un agenda ou une to-do list efficace, on gagne déjà une grande partie du temps en concentration et en planification. Cela aide également à formater notre cerveau pour qu’il se mette plus rapidement à la tâche.
1ère astuce pour organiser sa journée : La priorisation
Quand on se lance dans une activité, quelle qu’elle soit, il est important de définir les priorités.
Cela peut sembler logique et évident, mais bon nombre de débutants passent 80% de leur temps à définir une charte graphique plutôt que de chercher des clients ou peaufiner leurs offres.
Quand on débute, nous n’avons pas encore le recul nécessaire pour définir les bonnes priorités.
Il est bon de savoir également que notre énergie est limitée et qu’il faut se préserver des burn-out si faciles d’atteindre de nos jours.
Organiser et prioriser ses tâches.
Pour la tâche principale, cela peut être de la prospection avec au moins 30 appels passés pour tenter de signer un nouveau client, par exemple. Ou encore faire le point sur la comptabilité et tout mettre à jour.
Les tâches principales sont souvent des tâches qui demandent beaucoup d’énergie et de temps, au moins 3/4 heures.
Les tâches secondaires sont des actions moins prenantes autant en termes de temps que d’énergie, mais importantes pour avancer.
Chaque jour, il faut définir une tâche importante, vitale même, puis 3 autres tâches moins importantes et moins prenantes.
Il faut aussi reconnaître les tâches « inutiles ».
On les utilise pour faire de la « procrastination active », on effectue des tâches nous donnant l’illusion d’avancer sans pour autant faire ce qui nous fait peur ou nous sort de notre zone de confort. Comme retoucher son site internet ou définir à la perfection sa charte graphique. Ces deux tâches sont certes importantes, mais ne demandent pas 80% de ton temps et peuvent être terminées en même pas une journée.
Faire face à la procrastination active est commun à tous.
Pour ma part, pendant longtemps je faisais des posts inutiles sur les réseaux sociaux et retouchai mon offre, alors qu’à la place j’aurais tout simplement dû faire de la prospection.
Si tu veux en savoir plus sur la prospection, lis cet article → Comment trouver des prospects sur internet.
Ce que tu peux faire pour classifier les tâches afin d’organiser sa journée.
Trouve ta façon à toi de prioriser les tâches, il existe plein de façons de classifier les tâches, voici la mienne, pose-moi les bonnes questions.
- Cette tâche est-elle urgente ? Si oui, priorise-la, sinon mets-la dans une catégorie « un jour » ou « plus tard
- Cette tâche prend-elle plus de 5 min à faire ? Si oui, fais-la maintenant. Si non, continue de voir comment la classifier.
- Cette tâche peut être déléguée / automatisée ? → Oui/Non → Si oui, délègue/automatise
- Cette tâche peut se couper en plusieurs petites tâches → Transforme-la en projet / Tâche importante puis repriorise chaque petite tâche
Si j’ai une deadline, je prévois 3 jours de battement avant la date de fin.
Si je n’en ai pas, je définis la priorité de la tâche en fonction des autres qui attendent ainsi que du temps dont je dispose.
2ème astuce pour organiser sa journée : Préparer le lendemain
La veille, avant de finir ta journée ou même d’aller dormir, fais une session « vidage de cerveau ».
Couche sur un papier tout ce qui te trotte en tête afin de te soulager, dis voir plus clair et donc mieux dormir.
Une fois que c’est fait, prépare ta journée du lendemain avec une tâche importante et trois autres secondaires.
Cela te permettra d’avancer plus sereinement et de savoir où tu vas sans t’éparpiller.
Si chaque soir, ou chaque dimanche soir, tu prépares ton agenda pour le lendemain, ou la semaine qui vient, tu auras plus de mobilité face aux imprévus.
Chose importante, ne t’en demande pas trop.
Ne fais surtout pas une to-do list à rallonge, impossible à finir.
Voici un exemple d’une to-do list pour moi, sachant que j’ai 4 projets d’entreprises en même temps :
- Continuer l’inscription Amazon (Tâche principale d’assistante virtuelle)
- Écrire un article, celui-ci, pour Assistante Élite. (Tâche principale blogueuse indépendante)
- Faire le point sur les problèmes de mon imprimante 3D (Tâche secondaire de ma future boutique en ligne)
- Faire la liste exhaustive des premiers produits pour ma boutique (tâches secondaires boutique en ligne)
- Scanner les papiers manquants au dossier pour l’assurance décès de mon père (tâches secondaires personnelles)
Dans cette liste, tu y retrouves une belle journée, bien chargée.
Je me permets d’avoir deux tâches principales car j’ai plusieurs projets en même temps et que j’ai de l’expérience pour organiser sa journée.
Quand on débute, il est important de se mettre des limites, on peut très vite se sentir submergé et tout arrêter d’un coup.
Pour ma part, avoir 4 projets en même temps, est un pur bonheur. Mais si je ne faisais pas tout pour organiser sa journée, je serais incapable d’avancer sur les 4 fronts en même temps, et je suis en temps plein chez moi à mon compte.
Si l’on est en CDI et qu’on fait du freelance en rentrant le soir ou tôt le matin, la priorisation est différente mais encore plus essentielle si l’on souhaite avancer.
Je t’ai donné mon exemple pour que tu prennes conscience que tu ne peux pas être partout à la fois.
J’ai cité seulement trois projets sur 4 dans ma to-do, car j’ai des projets plus ou moins importants, plus ou moins avancés et également des tâches plus ou moins chronophages.
3ème astuce pour organiser sa journée : Les meal preps
Je ne ferai jamais assez l’éloge des meal preps.
Ils ne conviennent pas à tout le monde, je le vois bien avec ma mère, mais ils sont un pilier fort dans l’optimisation du temps afin d’organiser sa journée au mieux.
Mieux vaut cuisiner beaucoup d’un coup que perdre 1 à 2 heures par jour pour se préparer à manger.
Cela peut commencer par simplement faire deux fois plus qu’à l’habitude, comme si l’on préparait une gamelle pour emmener au travail le lendemain.
Puis plus tard, cela peut être de préparer la table du petit déjeuner en avance ou encore prévoir des snacks faits maison ou bien des repas bien organisés pour les 4 jours qui viennent.
J’ai fait des meal preps dans l’optique d’une perte de poids, j’ai gardé cette habitude quand j’ai remarqué le temps considérable que j’économisais chaque semaine.
4ème astuce pour organiser sa journée : Revoir les process
Le tout cumulé, cela fait bien 3 ans que j’ai été à mon compte.
S’il y a bien une chose que j’ai remarquée, c’est mon efficacité.
Chaque geste que je fais, chaque tâche accomplie est accompagnée d’un processus plus ou moins clair.
Certaines tâches sont écrites noir sur blanc avec une to-do list spéciale que je réitère à chaque fois.
D’autres sont tellement habituelles que je le fais sans même réfléchir, je pourrais presque le faire les yeux fermés.
Les processus sont les éléments fondamentaux de l’efficacité des entrepreneurs.
Imagine un peu si chaque graphiste devait repartir de 0 lorsqu’ils doivent faire un logo, ils ont chacun leur façon de procéder.
Imagine si chaque développeur devait repartir sans aucune base ou connaissance pour faire leur travail ?
Eh bien c’est pareil en freelance.
Chaque tâche effectuée peut être optimisée.
Pour ma part, la tâche la plus efficace est la création de contenu.
J’ouvre Notion, je planifie mes idées, fais mes contenus dits « brut », fais les visuels correspondants, puis j’écris les descriptions pour chaque réseau social concerné et je finis par la planification.
Ainsi, je peux programmer un mois entier de contenu sur 5 réseaux sociaux différents, avec un post par jour… en seulement 2 jours.
Cela est possible car j’ai toujours un stock d’idées de contenu sous la main.
Quand je commence un nouveau projet, je fais un maximum de templates Canva et Illustrator afin d’avoir juste à créer en masse le contenu.
Pour ce qui est de la planification, une fois par mois, je détermine 2 jours pour faire ma magie d’assistante virtuelle.
Chaque tâche est optimisable.
Pour organiser sa journée, il n’y a pas tant de secret que ça, il faut être rigoureux, discipliné et efficace.
Ne jamais laisser place aux doutes et toujours avoir un coup d’avance.
J’ai ainsi optimisé chaque aspect de mes projets.
- Le SAV de mes clients ? Optimisé.
- La gestion des emails clients ? Optimisé.
- La création de contenu en masse ? Optimisé.
- Création de visuels pour stand ou foire ? Optimisé.
- Mon tit dej, ma routine sportive, ma skincare… Optimisés.
5ème astuce pour organiser sa journée : Les routines.
Le fait de mettre en place des routines permet d’ancrer des habitudes qui deviennent faciles à effectuer et finissent par nous faire gagner un maximum de temps.
Le fait que ma première tâche chaque jour est de « préparer » mon espace de travail, cela permet à mon cerveau de se formater et de comprendre qu’il est temps qu’il se réveille.
Ma seconde tâche est de faire les SAV de mes clients. Je le fais au tout début et à la fin de mes journées. Cela assure que je vois chaque mail et réclamation qui passe, assure donc un service efficace et proche des clients de mes clients. Cela n’affecte pas mes habitudes pour organiser sa journée.
Pour la suite, je laisse la place à ma to-do list, elle me guide au long des journées et des projets. Me permets d’avancer sans m’éparpiller.
À chaque fin de journée, je fais un point sur la to-do list, les projets et ce qu’il y a à faire.
J’adapte alors un peu plus mon emploi du temps et la priorisation des tâches.
Une habitude que mon cerveau adore car il repère tout seul au cours de la journée ce que je vais décider en fin de celle-ci pour organiser sa journée suivante.
Les routines sont nos meilleurs alliés.
Elles permettent de formater le cerveau pour qu’il exécute plus facilement les tâches.
Elles ancrent en profondeur des habitudes qui deviennent difficiles à défaire. (Lève-toi tous les jours à 6h pendant 6 mois, je te mets au défi de faire une grasse matinée à la fin des 6 mois sans te réveiller à 6h)
Comment organiser sa journée efficacement ? Conclusion :
Voici donc les 5 astuces résumées ici :
- Prioriser les tâches. Définir ce qu’il faut faire au bon moment et de la bonne façon.
- Préparer le lendemain, la veille. Avoir une to-do list claire et un cerveau vidé.
- Les meals preps. Gagner du temps même dans le perso est possible, avec une tâche aussi prenante que vitale.
- Remanier nos processus permet d’analyser notre situation et de voir les points d’amélioration pour organiser sa journée au mieux.
- Le pouvoir des routines. C’est un allié incontestable, si ce n’est le meilleur après la discipline (ils sont presque jumeaux).
Si je devais tout recommencer depuis le début, je suivrais avec grande rigueur ces 5 conseils.
Je parle d’expérience, il n’y a pas de petites avancées, il n’y a pas de petits efforts, toute action est bonne à observer.
Dans le quotidien, il y a mille et une choses importantes, je pourrais en parler des heures.
Si jamais tu as des idées pour mieux organiser sa journée, n’hésite pas à me contacter pour en discuter.
On se dit à très vite !
Miledia – Fondatrice d’Assistante Élite.
Table des matières
Tu mérites d’avancer avec confiance et clarté.
Si tu as besoin d’un regard extérieur, d’un plan ou simplement d’un coup de boost : je suis là pour t’aider.
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